Abgrenzungen: nachträglich bezahlter Aufwand

In diesem Beitrag geht es um den Fall, dass ein Aufwand erst nachträglich bezahlt wird, wirtschaftlich aber die vorangehende Periode (meist das alte Jahr) betrifft. Das führt zu einer passiven Rechnungsabgrenzung.

Wir steigen Schritt für Schritt in die Buchung ein:

Beispiel: eine im Vorjahr durchgeführte Autoreparatur wird erst im neuen Jahr bezahlt

Bildung der Abgrenzung

31. Dezember: Das Auto wurde im Dezember repariert, es ist eine Rechnung von 2’000 Franken zu erwarten, die Garage hat über das Jahresende geschlossen und wird die Rechnung erst im Januar schicken. Trotzdem muss der Aufwand noch im alten Jahr verbucht werden.

Im Soll der Buchung steht «Fahrzeugaufwand» – so weit, so klar.
Aber was steht im Haben der Buchung?
Fahrzeugaufwand / VLL 2’000 wäre falsch – denn es ist noch keine Rechnung vorhanden.
Und Fahrzeugaufwand / Bank 2’000 geht auch nicht, weil auf der Bank noch keine Belastung stattgefunden hat.

	Fahrzeugaufwand			???
	2’000	–		–	2’000

Es gilt die einfache Regel:
Man wählt das Abgrenzungskonto, das auf der benötigten Buchungsseite zunimmt. Hier ist die Haben-Seite gesucht. Passivkonten nehmen im Haben zu, wenn die Abgrenzung also im Haben steht, handelt es sich um eine passive Rechnungsabgrenzung.

Die Buchung lautet:
Fahrzeugaufwand / passive Rechnungsabgrenzung 2’000

	Fahrzeugaufwand			Passive Abgrenzung (PRA)
	2’000	–		–	2’000
				–	–

Die Auflösung der Abgrenzung im neuen Jahr

Im neuen Jahr muss die Abgrenzung aufgelöst werden. Es gilt die Regel:
Eine Abgrenzung wird aufgelöst, indem die Buchung für die Bildung umgedreht wird.

Buchung:
passive Abgrenzung / Fahrzeugaufwand: 2’000

	Fahrzeugaufwand			Passive Abgrenzung (PRA)
					SV: 2’000
		2’000		2’000
				–	–

Aber Moment: Nach dieser Auflösung zeigt der Fahrzeugaufwand im neuen Jahr zunächst ein Minus von 2’000. Das wirkt im ersten Moment falsch – ist aber genau so vorgesehen.

Wenn die Garage im neuen Jahr die Rechnung schickt, wird gebucht:

Fahrzeugaufwand / VLL: 2’000

und die Bezahlung der Rechnung wird schliesslich mit VLL / Bank 2’000 verbucht.

	Fahrzeugaufwand			Passive Abgrenzung (PRA)
					SV: 2’000
		2’000		2’000
	2’000			–	–

	VLL			Bank
		2’000
	2’000			–	2’000

Damit ist der Fahrzeugaufwand im neuen Jahr ausgeglichen bzw. das Konto zeigt 0.

Der Fahrzeugaufwand betrifft wirtschaftlich das alte Jahr. Deshalb wird er dort mit der Abgrenzung erfasst.

Im neuen Jahr erfolgen nur noch Rechnung und Zahlung. In der Erfolgsrechnung des neuen Jahres darf dieser Aufwand aber nicht mehr erscheinen. Genau deshalb wird die passive Rechnungsabgrenzung zuerst aufgelöst. Die Auflösung führt zu einem negativen Fahrzeugaufwand von 2’000.

Sobald die Rechnung im neuen Jahr verbucht wird, entsteht nochmals ein Fahrzeugaufwand von 2’000. Die beiden Beträge gleichen sich aus. Das Konto Fahrzeugaufwand zeigt für diesen Fall im neuen Jahr also 0.

Damit ist der Aufwand in der richtigen Periode angekommen: im alten Jahr wird er berücksichtigt, im neuen Jahr wird er trotz späterer Rechnung und Zahlung neutralisiert.

Im Gegensatz dazu verbucht die Garage per 31. Dezember eine aktive Rechnungsabgrenzung. HIER geht es zum entsprechenden Beitrag.