Doppelte Buchhaltung für Einsteiger: der Buchungssatz
Was ist ein Buchungssatz?
Das System der doppelten Buchhaltung hat seinen Ursprung im Mittelalter. Computer gab’s noch nicht und man konnte (oder wollte) nicht jeden Geschäftsfall sofort in die Konten eintragen. Es wurde also ein System geschaffen, um die Geschäftsfälle (Konten und Betrag) chronologisch festzuhalten. Anschliessend werden die Buchungen den einzelnen Konten zugeordnet.
Jeder Geschäftsfall wurde nach den gleichen Regeln auf einer Zeile festgehalten. Siehe dazu im folgenden Absatz «Aufbau eines Buchungssatzes». Pro Geschäftsfall war eine Zeile vorgesehen. Alle Geschäftsfälle untereinander aufgelistet wird noch heute als «Journal» oder «Buchungsjournal» bezeichnet.
Aufbau eines Buchungssatzes
Eine Buchungszeile im Journal enthält normalerweise sechs Angaben:
- Buchungsnummer
- Datum
- Soll-Konto (auf welchem Konto wird der Betrag auf der Soll-Seite eingetragen?)
- Haben-Konto (auf welchem Konto wird der Betrag auf der Haben-Seite eingetragen?)
- Betrag
- Buchungstext (eine kurze Beschreibung davon, was passiert ist)
Beispiele für Buchungssätze
Ein Buchungssatz zeigt immer zwei Konten: Das erste Konto steht im Soll, das zweite Konto im Haben.
Um einen Buchungssatz selbst bilden zu können, musst Du drei Fragen beantworten:
- Welche zwei Konten sind betroffen?
- Welches Konto nimmt zu, welches Konto nimmt ab?
- Auf welcher Seite der beiden Konti wird diese Veränderung gebucht?
Welche Kontoarten im Soll oder Haben zunehmen,
erfährst Du im Beitrag über das Konto.
Die folgenden Beispiele sind vereinfacht dargestellt, später wird da noch die Mehrwertsteuer dazu kommen. Für die Entwicklung des Verständnisses für die doppelte Buchhaltung reichen Beispiele ohne Mehrwertsteuer aber aus:
- Am 22. März wird das Fahrzeug getankt. Bezahlung mit der Bankkarte, Kosten 75 Franken.
Buchungssatz: 22.03.20xx | Fahrzeugaufwand – Bank | 75.00 | Tankstelle XY, Diesel - Am 6. April begleicht ein Kunde seine Rechnung über 1’000 Franken bei uns per Bank.
Buchungssatz: 06.04.20xx | Bank – Forderung aus Leistung | 1’000.00 | Kunde XY, Zahlung RG 123 - Am 25 April kauft die Firma ein weiteres Fahrzeug, der Kaufpreis von 27’000 Franken wird vom Bankkonto bezahlt:
Buchungssatz: 25.04.20xx | Fahrzeuge – Bank | 27’000.00 | Garage XY, Kauf Fahrzeug
Die Buchungssätze werden Zeile für Zeile eingetragen im …
… Buchungsjournal
Das Buchungsjournal mit den 3 Buchungssätzen von oben könnte dann wie folgt aussehen:
| Buchung Nr | Datum | Soll-Konto | Haben-Konto | Betrag | Buchungstext |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 22.03.20xx | Fahrzeugaufwand | Bank | 75.00 | Tankstelle XY, Diesel |
| 2 | 06.04.20xx | Bank | Forderung aus Leistung | 1’000.00 | Kunde XY, Zlg RG 123 |
| 3 | 25.04.20xx | Fahrzeuge | Bank | 27’000.00 | Garage XY, Kauf Fahrzeug |
Vom Buchungssatz ins Konto
Basierend auf dem Journal können nun die Buchungen in den Konten erfasst werden. Der Betrag von jedem Buchungssatz wird auf zwei Konten eingetragen:
- ein Mal auf der Soll-Seite des Kontos, welches im Buchungssatz an der Soll-Position genannt wird
- ein Mal auf der Haben-Seite des Kontos, welches im Buchungssatz an der Haben-Position genannt wird
Die drei Buchungssätze von oben sind in der folgenden Darstellung in die Konten (in T-Kreuz-Form) eingetragen, die Einträge sind jeweils auch mit der Buchungssatz-Nummer gekennzeichnet.
Die 75 Franken aus dem ersten Buchungssatz «Fahrzeugaufwand – Bank | 75» werden also auf der Soll-Seite des Kontos «Fahrzeugaufwand» und auf der Haben-Seite des Kontos «Bank» eingetragen.
| Soll | Haben | Soll | Haben | |||
| Bank | Forderungen | |||||
| 1) 75 | – | |||||
| 2) 1’000 | 2) 1’000 | |||||
| 3) 27’000 | ||||||
| Soll | Haben | Soll | Haben | |||
| Fahrzeuge | Fahrzeugaufwand | |||||
| 1) 75 | ||||||
| 3) 27’000 | ||||||
Sind alle Beträge aus den Buchungssätzen in die Konten übertragen, ist schnell ersichtlich, wie viel Geld beispielsweise für Autoreparaturen ausgegeben oder wie Geld aus Warenverkauf eingenommen wurde.
Der Saldo von jedem Bilanzkonto wird anschliessend in die Bilanz übertragen, der Saldo von jedem Erfolgsrechnungskonto in die Erfolgsrechnung. So entsteht ein Überblick über die Vermögenssituation und darüber, ob man im Geschäftsjahr einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.