Betriebsbuchhaltung Grundlagen
Die Finanzbuchhaltung zeigt, wie erfolgreich ein Unternehmen insgesamt war. Die Betriebsbuchhaltung untersucht genauer, wo Kosten entstanden sind und womit das Unternehmen Geld verdient.
Einfacher formuliert beantwortet sie insbesondere drei Fragen:
— rwcoach.ch
Welche Kosten sind entstanden? Wo sind sie entstanden? Wofür sind sie entstanden?
Was ist betriebliches Rechnungswesen?
Der Begriff betriebliches Rechnungswesen umfasst grundsätzlich alle Verfahren, mit denen die finanziellen und wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens erfasst, ausgewertet, geplant und kontrolliert werden.
Dazu gehören insbesondere:
- die Finanzbuchhaltung;
- die Betriebsbuchhaltung beziehungsweise Kosten- und Leistungsrechnung;
- die betriebliche Planung und Budgetierung;
- betriebliche Statistiken und Auswertungen.
Im allgemeinen Sprachgebrauch und besonders im Unterricht wird mit betrieblichem Rechnungswesen häufig die Betriebsbuchhaltung beziehungsweise die Kosten- und Leistungsrechnung gemeint.
In diesem Beitrag geht es deshalb hauptsächlich um diesen internen Teil des Rechnungswesens.
Was ist Betriebsbuchhaltung?
Die Betriebsbuchhaltung untersucht die wirtschaftlichen Vorgänge innerhalb des Unternehmens.
Sie zeigt beispielsweise:
- wie viel ein Produkt tatsächlich kostet;
- welche Abteilung besonders hohe Kosten verursacht;
- welche Produkte, Aufträge oder Dienstleistungen rentabel sind;
- wie hoch ein Verkaufspreis mindestens sein sollte;
- ob selber produziert oder extern eingekauft werden soll;
- ob die tatsächlichen Kosten dem Budget entsprechen.
Die Betriebsbuchhaltung liefert dem Management Informationen für die Planung, Kontrolle und Entscheidungsfindung.
Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung und die Betriebsbuchhaltung betrachten dasselbe Unternehmen aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
| Finanzbuchhaltung | Betriebsbuchhaltung |
| Betrachtet das Unternehmen als Ganzes | Untersucht einzelne Bereiche, Produkte und Aufträge |
| Richtet sich auch an externe Empfänger | Richtet sich hauptsächlich an die Unternehmensleitung |
| Erfasst Aufwände und Erträge | Erfasst Kosten und Leistungen |
| Zeigt den Unternehmensgewinn oder -verlust | Zeigt das betriebliche Ergebnis |
| Arbeitet mit Bilanz und Erfolgsrechnung | Arbeitet mit Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern |
| Betrachtet vergangene Geschäftsvorfälle | Dient zusätzlich der Planung, Kontrolle und Kalkulation |
Die Betriebsbuchhaltung übernimmt viele Informationen aus der Finanzbuchhaltung. Sie übernimmt diese Zahlen jedoch nicht immer unverändert.
Der Grund dafür ist:
Nicht jeder Aufwand ist eine betriebliche Kostenposition. Nicht jeder Ertrag ist eine betriebliche Leistung.
Aufwand und Kosten
In der Finanzbuchhaltung werden die Wertverminderungen einer Periode als Aufwand erfasst.
Die Betriebsbuchhaltung interessiert sich dagegen für die Kosten.
Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern und Leistungen, der durch die eigentliche betriebliche Tätigkeit verursacht wird.
— rwcoach.ch
Vereinfacht formuliert sind Kosten jene Aufwände, die für den normalen Betriebszweck notwendig sind.
Aufwand, der gleichzeitig Kosten darstellt
Viele Aufwände der Finanzbuchhaltung werden unverändert als Kosten in die Betriebsbuchhaltung übernommen.
Beispiele sind:
– Materialaufwand für die Produktion
– Löhne der Mitarbeitenden
– Mietaufwand für betriebliche Räume
– Energieaufwand für Maschinen
– betriebliche Versicherungen
Solche Positionen werden teilweise auch als Grundkosten bezeichnet.
Aufwand, der keine Kosten darstellt
Ein Aufwand gehört nicht zu den Kosten, wenn er nicht durch die eigentliche betriebliche Tätigkeit verursacht wurde.
Beispiele können sein:
– eine freiwillige Spende
– ein Verlust aus dem Verkauf eines Gebäudes
– aussergewöhnliche Schäden
– betriebsfremde Aufwände
– periodenfremde Aufwände
Solche Positionen werden als neutraler Aufwand bezeichnet und aus der Betriebsbuchhaltung ausgeschieden.
Kosten, denen kein gleich hoher Aufwand gegenübersteht
Für betriebliche Entscheidungen sollen teilweise andere Werte verwendet werden als in der Finanzbuchhaltung.
Beispiele sind:
– kalkulatorische Abschreibungen
– kalkulatorische Zinsen
– kalkulatorischer Unternehmerlohn
– kalkulatorische Miete für eigene Räume
Diese Positionen werden als kalkulatorische Kosten bezeichnet.
Ein kalkulatorischer Unternehmerlohn ist beispielsweise bei einer Einzelfirma sinnvoll. Der Inhaber erhält buchhalterisch möglicherweise keinen Lohnaufwand. Seine Arbeitsleistung ist wirtschaftlich trotzdem nicht kostenlos.
Ohne die Berücksichtigung eines Unternehmerlohns könnten die Kosten zu tief und das betriebliche Ergebnis zu hoch ausgewiesen werden.
Vom Aufwand zu den Kosten
| Aufwand gemäss Finanzbuchhaltung |
| – neutraler Aufwand |
| + kalkulatorische Kosten |
| = betriebliche Kosten |
In der Praxis kann die Überleitung umfangreicher sein. Für das Grundverständnis ist jedoch vor allem wichtig:
Die Betriebsbuchhaltung übernimmt nur jene Werte, die für die Beurteilung der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit relevant sind.
Ertrag und Leistung
Auf der Ertragsseite gilt eine ähnliche Unterscheidung.
Die Finanzbuchhaltung erfasst Erträge. Die Betriebsbuchhaltung untersucht die betrieblichen Leistungen.
Leistungen sind die bewerteten Ergebnisse der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit.
— rwcoach.ch
Typische betriebliche Leistungen sind:
- verkaufte Produkte;
- erbrachte Dienstleistungen;
- ausgeführte Kundenaufträge;
- für den eigenen Betrieb erstellte Anlagen;
- Veränderungen von selbst hergestellten Vorräten.
Ertrag, der keine betriebliche Leistung darstellt
Nicht jeder Ertrag stammt aus der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit.
Beispiele können sein:
– ein Gewinn aus dem Verkauf einer Maschine
– betriebsfremde Miet- oder Finanzerträge
– aussergewöhnliche Erträge
– periodenfremde Erträge
Solche Positionen werden als neutraler Ertrag bezeichnet und bei der Berechnung des Betriebsergebnisses ausgeschieden.
Das Betriebsergebnis
Das Ergebnis der Betriebsbuchhaltung wird als Betriebsergebnis bezeichnet:
| Betriebliche Leistungen |
| – betriebliche Kosten |
| = Betriebsergebnis |
Sind die Leistungen höher als die Kosten, entsteht ein betrieblicher Gewinn. Sind die Kosten höher als die Leistungen, entsteht ein betrieblicher Verlust.
Das Betriebsergebnis kann sich vom Ergebnis der Finanzbuchhaltung unterscheiden, weil neutrale und kalkulatorische Positionen unterschiedlich behandelt werden.
Die drei Stufen der Betriebsbuchhaltung
Die Betriebsbuchhaltung beantwortet ihre wichtigsten Fragen in drei aufeinanderfolgenden Stufen:
| Stufe | Frage |
| Kostenartenrechnung | Welche Kosten sind entstanden? |
| Kostenstellenrechnung | Wo sind die Kosten entstanden? |
| Kostenträgerrechnung | Wofür sind die Kosten entstanden? |
Kostenarten zeigen, welche Kosten entstanden sind. Kostenstellen zeigen, wo sie entstanden sind. Kostenträger zeigen, welches Produkt oder welcher Auftrag die Kosten tragen muss.
Kostenartenrechnung
Die Kostenartenrechnung ordnet die Kosten danach, welche Art von Ressourcen verbraucht wurde.
Typische Kostenarten sind:
- Materialkosten;
- Personalkosten;
- Raumkosten;
- Energiekosten;
- Fahrzeugkosten;
- Versicherungskosten;
- Abschreibungen;
- Zinskosten;
- Verwaltungs- und Informatikkosten.
Kosten können aus verschiedenen Blickwinkeln eingeteilt werden. Besonders wichtig sind zwei Unterscheidungen:
- Einzelkosten und Gemeinkosten;
- variable und fixe Kosten.
Einzelkosten und Gemeinkosten
Einzelkosten
Einzelkosten können einem bestimmten Produkt, Auftrag oder einer bestimmten Dienstleistung direkt zugeordnet werden.
Beispiele:
– das Holz für einen bestimmten Tisch
– ein speziell für einen Auftrag eingekauftes Bauteil
– die direkt für ein Kundenprojekt geleisteten Arbeitsstunden
– Verpackungsmaterial für einen bestimmten Auftrag
Einzelkosten können dem Kostenträger direkt belastet werden. Eine Verteilung über Kostenstellen ist grundsätzlich nicht notwendig.
Gemeinkosten
Gemeinkosten können einem einzelnen Produkt oder Auftrag nicht direkt oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand zugeordnet werden.
Beispiele:
– Miete für die Produktionshalle
– Lohn der Geschäftsleitung
– Strom für mehrere Maschinen
– Versicherungen
– Buchhaltungs- und Informatikkosten
– Reinigungskosten
Gemeinkosten werden zunächst auf Kostenstellen gesammelt und anschliessend mit geeigneten Zuschlags- oder Verrechnungssätzen auf die Kostenträger verteilt.
Ob eine Kostenposition Einzel- oder Gemeinkosten darstellt, hängt immer vom betrachteten Kostenträger ab.
Der Lohn eines Monteurs kann beispielsweise einem bestimmten Kundenauftrag direkt zugeordnet werden. Der Lohn der Produktionsleitung betrifft dagegen mehrere Aufträge und stellt deshalb meistens Gemeinkosten dar.
Variable und fixe Kosten
Variable Kosten
Variable Kosten verändern sich mit der produzierten oder verkauften Menge.
Wird mehr produziert, steigen die gesamten variablen Kosten. Wird weniger produziert, sinken sie.
Typische Beispiele sind:
– Materialverbrauch
– Verpackungen
– leistungsabhängige Fremdarbeiten
– Verkaufsprovisionen
– mengenabhängige Transportkosten
Benötigt ein Produkt Material im Wert von CHF 40, entstehen bei 100 Stück Materialkosten von CHF 4’000. Bei 200 Stück entstehen CHF 8’000.
Fixe Kosten
Fixe Kosten verändern sich innerhalb eines bestimmten Zeitraums und Beschäftigungsbereichs nicht unmittelbar mit der produzierten Menge.
Typische Beispiele sind:
– Monatsmiete
– feste Monatslöhne
– Versicherungsprämien
– Grundgebühren
– zeitabhängige Abschreibungen
Ob in einem Monat 100 oder 150 Stück produziert werden, verändert die Monatsmiete normalerweise nicht.
Fixe Kosten sind jedoch nicht für alle Zeiten unveränderlich. Wird beispielsweise eine zusätzliche Produktionshalle gemietet, steigen die fixen Kosten sprunghaft an.
Die Unterscheidungen dürfen nicht miteinander verwechselt werden:
| Einzelkosten oder Gemeinkosten | Können die Kosten einem Kostenträger direkt zugeordnet werden? |
| Variable oder fixe Kosten | Wie reagieren die Kosten auf eine Veränderung der Menge? |
Materialkosten sind häufig variable Einzelkosten. Eine Stromrechnung kann dagegen teilweise variable und teilweise fixe Gemeinkosten enthalten.
Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage:
Wo sind die Kosten entstanden?
Eine Kostenstelle ist ein betrieblicher Bereich, für den Kosten geplant, gesammelt und kontrolliert werden.
Typische Kostenstellen eines Produktionsunternehmens sind:
- Material beziehungsweise Einkauf und Lager;
- Produktion;
- Montage;
- Verwaltung;
- Verkauf und Vertrieb.
In einem Dienstleistungsunternehmen können beispielsweise folgende Kostenstellen verwendet werden:
- Kundenberatung;
- Projektabwicklung;
- Administration;
- Marketing;
- Geschäftsleitung.
Kostenstellen sind nicht zwingend mit einem einzelnen Raum oder einer organisatorischen Abteilung identisch. Entscheidend ist, dass die Kosten sinnvoll gesammelt, kontrolliert und weiterverrechnet werden können.
Verteilung der Gemeinkosten
Gemeinkosten müssen mit einem geeigneten Verteilschlüssel auf die Kostenstellen verteilt werden.
| Kostenart | Möglicher Verteilschlüssel |
| Mietkosten | Fläche in Quadratmetern |
| Heizkosten | Raumvolumen oder Fläche |
| Stromkosten | Verbrauch, Maschinenstunden oder installierte Leistung |
| Personalkosten einer Servicestelle | Anzahl Mitarbeitende oder geleistete Stunden |
| Gebäudeversicherung | Fläche oder Versicherungswert |
| Informatikkosten | Anzahl Arbeitsplätze oder Benutzer |
Ein Verteilschlüssel ist immer eine Vereinfachung. Er sollte die tatsächliche Kostenverursachung möglichst gut abbilden.
Ein ungeeigneter Verteilschlüssel kann dazu führen, dass einzelne Kostenstellen oder Produkte zu stark beziehungsweise zu wenig belastet werden.
Zusatzwissen: Haupt- und Hilfskostenstellen
Hauptkostenstellen arbeiten direkt an den Produkten oder Dienstleistungen. Dazu gehören beispielsweise Material, Produktion, Verwaltung und Verkauf.
Hilfskostenstellen unterstützen andere Kostenstellen. Beispiele sind Gebäudeunterhalt, interne Informatik, Kantine oder Energieversorgung.
Die Kosten der Hilfskostenstellen werden zuerst auf die von ihnen unterstützten Kostenstellen weiterverrechnet. Dieser Vorgang wird als innerbetriebliche Leistungsverrechnung bezeichnet.
Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung beantwortet die Frage:
Wofür sind die Kosten entstanden?
Kostenträger sind jene Produkte, Dienstleistungen, Aufträge oder Projekte, welche die Kosten letztlich tragen müssen.
Kostenträger können beispielsweise sein:
- ein bestimmtes Produkt;
- eine Produktgruppe;
- ein Kundenauftrag;
- ein Bauprojekt;
- eine Beratungsstunde;
- ein Kurs;
- eine Lieferung;
- ein bestimmter Kunde.
Die Kostenträgerrechnung wird häufig in zwei Bereiche unterteilt:
Kostenträgerstückrechnung
Die Kostenträgerstückrechnung berechnet die Kosten pro Stück, Auftrag oder Leistungseinheit.
Sie beantwortet beispielsweise folgende Fragen:
– Wie viel kostet die Herstellung eines Tisches?
– Wie hoch sind die Selbstkosten eines Kundenauftrags?
– Was kostet eine Beratungsstunde?
– Wie viel kostet eine Lieferung?
Die Stückrechnung bildet eine wichtige Grundlage für die Kalkulation von Preisen.
Kostenträgerzeitrechnung
Die Kostenträgerzeitrechnung untersucht das Ergebnis während einer bestimmten Periode.
Sie vergleicht die Leistungen beziehungsweise Erlöse einer Periode mit den dazugehörenden Kosten.
So kann beispielsweise ermittelt werden:
– welches Betriebsergebnis im Monat erzielt wurde;
– welche Produktgruppe rentabel war;
– welche Abteilung ihre Ziele erreicht hat;
– ob sich das Ergebnis gegenüber dem Vorjahr verbessert hat.
Vom Einzelaufwand zu den Selbstkosten
Die Kostenträgerrechnung führt die direkt zurechenbaren Einzelkosten und die über Kostenstellen verteilten Gemeinkosten zusammen.
Bei einem Produktionsunternehmen kann eine vereinfachte Zuschlagskalkulation wie folgt aufgebaut werden:
| Materialeinzelkosten |
| + Materialgemeinkosten |
| = Materialkosten |
| Fertigungseinzelkosten |
| + Fertigungsgemeinkosten |
| = Fertigungskosten |
| Materialkosten |
| + Fertigungskosten |
| = Herstellkosten |
| + Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten |
| = Selbstkosten |
Die Selbstkosten zeigen, wie viel ein Produkt oder Auftrag das Unternehmen insgesamt kostet.
Sie enthalten nicht nur Material und direkte Arbeitszeit, sondern auch einen angemessenen Anteil an Verwaltung, Räumen, Maschinen, Versicherungen und anderen Gemeinkosten.
Ein einfaches Kalkulationsbeispiel
Eine Schreinerei kalkuliert einen Tisch. Für einen Tisch gelten folgende Werte:
- Materialeinzelkosten: CHF 100
- Materialgemeinkosten: 20 Prozent der Materialeinzelkosten
- Fertigungseinzelkosten: CHF 80
- Fertigungsgemeinkosten: 50 Prozent der Fertigungseinzelkosten
- Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten: 10 Prozent der Herstellkosten
| Materialeinzelkosten | CHF 100 |
| + Materialgemeinkosten | CHF 20 |
| = Materialkosten | CHF 120 |
| Fertigungseinzelkosten | CHF 80 |
| + Fertigungsgemeinkosten | CHF 40 |
| = Fertigungskosten | CHF 120 |
| Materialkosten | CHF 120 |
| + Fertigungskosten | CHF 120 |
| = Herstellkosten | CHF 240 |
| + Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten | CHF 24 |
| = Selbstkosten | CHF 264 |
Die Selbstkosten eines Tisches betragen somit CHF 264.
Soll mit dem Tisch ein Gewinn von CHF 36 erzielt werden, ergibt sich ein Nettoverkaufspreis von CHF 300:
| Selbstkosten | CHF 264 |
| + Gewinn | CHF 36 |
| = Nettoverkaufspreis | CHF 300 |
Der kalkulierte Preis ist jedoch nicht automatisch der am Markt durchsetzbare Preis.
Kunden, Konkurrenz, Qualität, Positionierung und Nachfrage beeinflussen ebenfalls, welchen Preis ein Unternehmen verlangen kann.
Die Kostenrechnung zeigt, welchen Preis das Unternehmen wirtschaftlich benötigt. Der Markt entscheidet, welchen Preis es tatsächlich durchsetzen kann.
Gemeinkostenzuschläge
Gemeinkosten werden häufig mit sogenannten Gemeinkostenzuschlagssätzen auf die Produkte oder Aufträge verteilt.
Ein Zuschlagssatz wird grundsätzlich wie folgt berechnet:
| Gemeinkosten der Kostenstelle × 100 |
| ÷ geeignete Bezugsgrösse |
| = Gemeinkostenzuschlag in Prozent |
Typische Bezugsgrössen sind:
- Materialeinzelkosten für die Materialgemeinkosten;
- Fertigungslöhne für die Fertigungsgemeinkosten;
- Maschinenstunden für maschinenabhängige Produktionskosten;
- Herstellkosten für Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten.
Die Wahl der Bezugsgrösse beeinflusst die Kalkulation erheblich.
In einer stark automatisierten Produktion kann beispielsweise die Maschinenzeit aussagekräftiger sein als der Fertigungslohn.
Der Betriebsabrechnungsbogen
Der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB, ist ein Hilfsmittel der Kostenstellenrechnung.
Er zeigt in Tabellenform:
- welche Gemeinkosten entstanden sind;
- auf welche Kostenstellen sie verteilt werden;
- welche Leistungen zwischen Kostenstellen verrechnet werden;
- welche Gemeinkostenzuschläge daraus entstehen.
Vereinfacht dargestellt stehen in den Zeilen die Kostenarten und in den Spalten die Kostenstellen:
| Kostenart | Material | Produktion | Verwaltung | Verkauf |
| Löhne | … | … | … | … |
| Miete | … | … | … | … |
| Energie | … | … | … | … |
| Versicherungen | … | … | … | … |
| Total Gemeinkosten | … | … | … | … |
Aus den Gemeinkosten der einzelnen Kostenstellen werden anschliessend die Zuschlags- oder Verrechnungssätze für die Kostenträgerrechnung ermittelt.
Zusatzwissen: Primäre und sekundäre Kostenverteilung
Bei der primären Kostenverteilung werden die Gemeinkosten aus der Finanzbuchhaltung auf die Kostenstellen verteilt.
Beispielsweise werden Miete, Energie und Versicherungen auf Material, Produktion, Verwaltung und Verkauf aufgeteilt.
Bei der sekundären Kostenverteilung werden die Kosten von Hilfskostenstellen auf andere Kostenstellen weiterverrechnet.
Die Kosten einer internen Informatikabteilung können beispielsweise auf Produktion, Verwaltung und Verkauf verteilt werden.
Vollkostenrechnung und Teilkostenrechnung
Kosten können auf unterschiedliche Weise ausgewertet werden.
Vollkostenrechnung
Bei der Vollkostenrechnung werden den Kostenträgern sowohl variable als auch fixe Kosten zugerechnet.
Das Ziel ist die Ermittlung der gesamten Selbstkosten eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Auftrags.
Die Vollkostenrechnung eignet sich insbesondere für:
- langfristige Preiskalkulationen;
- die Bewertung der gesamten Wirtschaftlichkeit;
- die Planung der langfristig notwendigen Erlöse;
- die Verteilung sämtlicher Kosten auf Produkte und Aufträge.
Die Verteilung fixer Gemeinkosten beruht jedoch teilweise auf Annahmen und Verteilschlüsseln. Die ausgewiesenen Selbstkosten sind deshalb nicht immer eine exakt messbare Grösse.
Teilkostenrechnung und Deckungsbeitrag
Bei der Teilkostenrechnung werden einem Kostenträger zunächst nur bestimmte Kosten zugerechnet, meistens die variablen Kosten.
Eine zentrale Kennzahl ist der Deckungsbeitrag:
| Verkaufserlös |
| – variable Kosten |
| = Deckungsbeitrag |
Der Deckungsbeitrag steht zur Deckung der fixen Kosten und anschliessend zur Erzielung eines Gewinns zur Verfügung.
Ein einfaches Beispiel
Ein Produkt wird für CHF 300 verkauft. Die variablen Kosten betragen CHF 180 pro Stück.
| Verkaufserlös pro Stück | CHF 300 |
| – variable Kosten pro Stück | CHF 180 |
| = Deckungsbeitrag pro Stück | CHF 120 |
Jedes verkaufte Stück trägt somit CHF 120 zur Deckung der fixen Kosten bei.
Werden 100 Stück verkauft, beträgt der gesamte Deckungsbeitrag CHF 12’000. Bei fixen Kosten von CHF 9’000 entsteht ein Gewinn von CHF 3’000:
| Deckungsbeitrag | CHF 12’000 |
| – fixe Kosten | CHF 9’000 |
| = Gewinn | CHF 3’000 |
Zusatzwissen: Preis unter den Selbstkosten
Ein Verkaufspreis unter den Selbstkosten führt nicht zwingend bei jedem zusätzlichen Auftrag zu einem höheren Verlust.
Sind freie Kapazitäten vorhanden und liegt der Verkaufspreis über den zusätzlich entstehenden variablen Kosten, kann der Auftrag einen positiven Deckungsbeitrag liefern.
Dieser Deckungsbeitrag hilft, ohnehin anfallende fixe Kosten zu decken.
Langfristig müssen die Verkaufspreise jedoch grundsätzlich auch die fixen Kosten und einen angemessenen Gewinn decken. Ein dauerhaftes Verkaufen unter den Selbstkosten ist deshalb normalerweise nicht wirtschaftlich.
Gewinnschwelle
Die Gewinnschwelle beziehungsweise der Break-even-Point zeigt, bei welcher Absatzmenge sämtliche fixen und variablen Kosten gedeckt sind.
| Fixe Kosten |
| ÷ Deckungsbeitrag pro Stück |
| = notwendige Absatzmenge |
Im vorherigen Beispiel betragen die fixen Kosten CHF 9’000 und der Deckungsbeitrag CHF 120 pro Stück:
| CHF 9’000 ÷ CHF 120 | 75 Stück |
Bei 75 verkauften Stück beträgt das Ergebnis genau null. Ab dem 76. Stück entsteht ein Gewinn.
Planung und Kontrolle
Die Betriebsbuchhaltung dient nicht nur der nachträglichen Berechnung von Kosten. Sie ist auch ein wichtiges Instrument für die Planung und Kontrolle.
Dazu werden häufig verschiedene Werte miteinander verglichen:
- Istkosten und Plankosten;
- aktuelle Zahlen und Vorjahreszahlen;
- tatsächliche und kalkulierte Arbeitszeiten;
- tatsächlicher und geplanter Materialverbrauch;
- Deckungsbeiträge verschiedener Produkte;
- Ergebnisse verschiedener Kostenstellen.
Abweichungen sind nicht automatisch Fehler. Sie sind zunächst ein Hinweis darauf, dass genauer untersucht werden sollte, weshalb sich die tatsächliche Entwicklung vom Plan unterscheidet.
Beispiel einer Kostenabweichung
Für einen Auftrag wurden Materialkosten von CHF 10’000 geplant. Tatsächlich sind CHF 12’000 entstanden.
Die Mehrkosten von CHF 2’000 können verschiedene Ursachen haben:
– höhere Einkaufspreise
– zusätzlicher Materialverbrauch
– Ausschuss oder Fehlproduktion
– eine Änderung des Kundenauftrags
– ungenaue Planung
Die Abweichung allein zeigt noch nicht, welche Ursache vorliegt. Die Betriebsbuchhaltung macht die Abweichung sichtbar und bildet die Grundlage für weitere Abklärungen.
Welche Entscheidungen unterstützt die Betriebsbuchhaltung?
Eine gut aufgebaute Betriebsbuchhaltung unterstützt zahlreiche betriebliche Entscheidungen.
Preisentscheidungen
Die Kalkulation zeigt, welche Kosten ein Produkt oder eine Dienstleistung verursacht.
Damit kann geprüft werden, ob der geplante Verkaufspreis langfristig die Selbstkosten und den angestrebten Gewinn deckt.
Sortimentsentscheidungen
Die Betriebsbuchhaltung zeigt, welche Produkte oder Dienstleistungen hohe beziehungsweise tiefe Deckungsbeiträge erzielen.
Daraus können Entscheidungen über Ausbau, Anpassung oder Aufgabe einzelner Angebote entstehen.
Eigenfertigung oder Fremdbezug
Das Unternehmen kann vergleichen, welche relevanten Kosten bei eigener Herstellung entstehen und welchen Preis ein externer Lieferant verlangt.
Neben den Kosten müssen jedoch auch Qualität, Abhängigkeit, Lieferfähigkeit, Know-how und strategische Überlegungen berücksichtigt werden.
Kapazitätsentscheidungen
Bei begrenzten Kapazitäten kann untersucht werden, welche Produkte den höchsten Deckungsbeitrag pro Engpasseinheit erzielen.
Eine Engpasseinheit kann beispielsweise eine Maschinenstunde, eine Arbeitsstunde oder ein begrenzt verfügbares Material sein.
Kontrolle von Abteilungen und Projekten
Kostenstellen- und Projektberichte zeigen, wo Kostenüberschreitungen oder unerwartet gute Ergebnisse entstanden sind.
Dadurch können Verantwortlichkeiten geklärt und gezielte Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden.
Die Betriebsbuchhaltung liefert wichtige Entscheidungsgrundlagen. Sie ersetzt jedoch nicht die unternehmerische Beurteilung.
Kosten sind ein wichtiger Teil einer Entscheidung – aber selten der einzige.
Grenzen der Betriebsbuchhaltung
Die Betriebsbuchhaltung liefert keine vollkommen objektive Wahrheit. Viele Ergebnisse hängen von Annahmen, Schätzungen und Verteilungsschlüsseln ab.
Besonders bei Gemeinkosten muss entschieden werden, wie diese auf Kostenstellen und Kostenträger verteilt werden.
Unterschiedliche, aber sachlich vertretbare Verteilungsschlüssel können zu unterschiedlichen Selbstkosten führen.
Weitere Grenzen sind:
- Die Qualität der Auswertung hängt von der Qualität der erfassten Daten ab.
- Eine sehr detaillierte Kostenrechnung kann mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen.
- Vergangenheitsdaten sind nicht automatisch für zukünftige Entscheidungen geeignet.
- Marktpreise, Qualität, Risiken und strategische Ziele lassen sich nicht vollständig in Kosten ausdrücken.
- Kalkulatorische Werte beruhen teilweise auf Annahmen.
Die Betriebsbuchhaltung sollte deshalb so detailliert wie nötig, aber so einfach wie möglich aufgebaut sein.
Eine Zahl ist nicht automatisch richtig, nur weil sie exakt berechnet wurde. Entscheidend ist, ob die verwendeten Annahmen wirtschaftlich sinnvoll sind.
— rwcoach.ch
Verständnisfragen
Mit den folgenden Fragen kannst Du prüfen, ob Du die wichtigsten Zusammenhänge verstanden hast:
Was ist der wichtigste Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung betrachtet das Unternehmen grundsätzlich als Ganzes und ermittelt das Unternehmensergebnis anhand von Aufwänden und Erträgen.
Die Betriebsbuchhaltung untersucht dagegen die eigentliche betriebliche Tätigkeit. Sie zeigt, welche Kosten und Leistungen in einzelnen Bereichen, Produkten, Dienstleistungen oder Aufträgen entstanden sind.
Sie dient hauptsächlich der internen Planung, Kontrolle, Kalkulation und Entscheidungsfindung.
Warum ist nicht jeder Aufwand gleichzeitig eine Kostenposition?
Die Finanzbuchhaltung erfasst grundsätzlich sämtliche Aufwände einer Periode.
Die Betriebsbuchhaltung berücksichtigt dagegen nur jene Werte, die mit der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit zusammenhängen.
Eine Spende oder ein Verlust aus dem Verkauf eines Gebäudes kann Aufwand darstellen, gehört aber normalerweise nicht zu den betrieblichen Kosten.
Solche Positionen werden als neutraler Aufwand ausgeschieden.
Welche drei Stufen umfasst die Betriebsbuchhaltung?
Die drei Stufen sind:
1. Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind entstanden?
2. Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten entstanden?
3. Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten entstanden?
Die Kosten werden damit zuerst nach ihrer Art erfasst, anschliessend den verursachenden Bereichen und am Ende den Produkten, Dienstleistungen oder Aufträgen zugeordnet.
Was ist der Unterschied zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten?
Einzelkosten können einem bestimmten Kostenträger direkt zugeordnet werden. Das für einen bestimmten Tisch verwendete Holz kann beispielsweise direkt diesem Tisch belastet werden.
Gemeinkosten betreffen mehrere Produkte, Aufträge oder Bereiche. Dazu gehören beispielsweise die Miete der Produktionshalle oder der Lohn der Geschäftsleitung.
Gemeinkosten werden zunächst auf Kostenstellen gesammelt und anschliessend mit geeigneten Verrechnungs- oder Zuschlagssätzen auf die Kostenträger verteilt.
Was ist der Unterschied zwischen fixen und variablen Kosten?
Variable Kosten verändern sich mit der produzierten oder verkauften Menge. Wird mehr produziert, steigen beispielsweise die gesamten Materialkosten.
Fixe Kosten verändern sich innerhalb eines bestimmten Zeitraums und Beschäftigungsbereichs nicht unmittelbar mit der Menge. Die Monatsmiete bleibt beispielsweise zunächst gleich, unabhängig davon, ob 100 oder 150 Stück produziert werden.
Fix bedeutet jedoch nicht, dass die Kosten für immer unverändert bleiben.
Was zeigt der Deckungsbeitrag?
Der Deckungsbeitrag ergibt sich aus dem Verkaufserlös abzüglich der variablen Kosten.
Er zeigt, welchen Beitrag ein Produkt oder Auftrag zur Deckung der fixen Kosten und anschliessend zur Erzielung eines Gewinns leistet.
Ein positiver Deckungsbeitrag bedeutet noch nicht automatisch, dass ein Gewinn erzielt wird. Zuerst müssen auch die fixen Kosten gedeckt werden.
Warum entsprechen die Selbstkosten nicht automatisch dem richtigen Verkaufspreis?
Die Selbstkosten zeigen, wie viel ein Produkt oder eine Dienstleistung das Unternehmen insgesamt kostet.
Der am Markt durchsetzbare Preis hängt jedoch zusätzlich von Angebot und Nachfrage, Konkurrenz, Qualität, Kundennutzen und Positionierung ab.
Ein Unternehmen kann deshalb feststellen, dass der Marktpreis über oder unter dem kalkulierten Preis liegt.
Liegt der dauerhaft erzielbare Preis unter den Selbstkosten, müssen Kosten, Angebot, Produktionsweise oder Positionierung überprüft werden.
Zusammenfassung
Die Betriebsbuchhaltung untersucht die wirtschaftlichen Vorgänge innerhalb eines Unternehmens.
Ihre wichtigsten Aufgaben sind:
- betriebliche Kosten und Leistungen ermitteln;
- Kosten nach Arten gliedern;
- Gemeinkosten auf Kostenstellen verteilen;
- Selbstkosten von Produkten und Aufträgen berechnen;
- Deckungsbeiträge und Betriebsergebnisse ermitteln;
- Preise, Budgets und betriebliche Entscheidungen unterstützen;
- Abweichungen und Verbesserungspotenzial sichtbar machen.
Die Finanzbuchhaltung zeigt das Gesamtergebnis des Unternehmens. Die Betriebsbuchhaltung erklärt, wo dieses Ergebnis entstanden ist.
Sie macht Kosten sichtbar, ordnet sie den verantwortlichen Bereichen zu und zeigt, welche Produkte, Dienstleistungen und Aufträge wirtschaftlich erfolgreich sind.
— rwcoach.ch